Ze sprawozdania przedstawionego Radzie Gminy dot. kontroli po utracie dofinansowania w kwocie 64 047,27 zł

Sprawozdanie (ze stanem sprawy na dzień 30 kwietnia 2014 roku)

Komisja Rewizyjna na posiedzeniu w dniu 9 kwietnia 2014 roku i 22 kwietnia 2014 roku oraz na posiedzeniu w dniu 30 kwietnia 2014  roku dokonała kontroli dokumentacji wniosku dotyczącego wykonania docieplenia ścian budynku remizo-świetlicy OSP w Strachówce, wykonania elewacji, wyposażenia mini siłowni.

Kontrola obejmowała :

1. Prawidłowość przygotowania  wniosku oraz etapy uzupełnień wniosku.
2. Analizę dokumentacji zamówień publicznych na roboty docieplenia ścian świetlico –remizy OSP w Strachówce.
3. Analizę dwukrotnych zapytań o cenę na wyposażenie mini siłowni.
4. Analizę dokumentacji odbioru robót budowlanych.
5. Zapoznanie z umową o przyznanie pomocy Nr 00188-6930-UM0730235/10RW.II./BW/0219.11-235/10 oraz zapoznanie się z aneksami do umowy.
6. Weryfikację wniosku o płatność .

7.  Analizę korespondencji  pism pomiędzy UG w Strachówce a UM w W-wie (daty dotyczą  wpływu/złożenia, wysłania korespondencji lub tworzenia dokumentu).

8. Analizę książki korespondencji, umowy z wykonawcą na wyposażenie mini siłowni, rejestru zarządzeń.

(...) (W tym miejscu znajduje się informacja dot. weryfikacji dokumentacji- szczegóły w protokole)- dopisek K.O.

Stwierdzono następujące nieprawidłowości w realizacji umowy o przyznanie pomocy i realizacji operacji pn. Wykonanie docieplenia ścian budynku remizo-świetlicy OSP w Strachówce, wykonanie elewacji, wyposażenie mini siłowni OSP:

1. Niewłaściwy nadzór nad realizacją projektu, w związku z czym nastąpiła nieuzasadniona zwłoka w:

- realizacji zakupu wyposażenia do mini siłowni, co skutkowało przesunięciem terminów rozliczeń operacji i koniecznością podpisania aneksu nr 1 i aneksu nr 2 do umowy, a w rezultacie przekroczeniem 24 miesięcznego terminu realizacji operacji;

- dotrzymaniu terminu wynikającego z zapisów umowy, określonego jako niezwłoczny, dotyczącego wysłania dokumentacji do UM z postępowania zamówienia publicznego (Zgodnie z umową nr 00188-6930-UM0730235/10 RW.II./BW/0219.11-235/10 dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego Termomodernizacja ścian zewnętrznych i roboty z tym związane w budynku świetlicy wiejskiej w Strachówce (w oparciu o  § 6 ust. 1 pkt b umowy) powinna zostać wysłana niezwłocznie po dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Dokumentację z zamówienia publicznego rozstrzygniętego w dniu 16 marca 2012 roku przesłano do UM 18 lutego 2013 roku, czyli po upływie 11 miesięcy i 2 dni od rozstrzygnięcia, a 10 miesięcy i 5 dni od podpisania umowy z wyłonionym wykonawcą robót. Bez oceny postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego nie można było wystąpić z korektą wartości kosztów całkowitych i kwalifikowanych. Wpłynęło to na niedotrzymanie terminu określonego w aneksie nr 1 do umowy i konieczność podpisania aneksu nr 2).

- dotrzymania terminu wynikającego z pisma z UM dnia 28 maja 2013 roku, określonego jako niezwłoczny, w wysłaniu dokumentów z prośbą o podpisanie aneksu nr 2 (pismem z dnia 28.05.2013 roku poinformowano z UM, że postępowanie o zamówieniu publicznym zostało ocenione pozytywnie. W tym samym piśmie poproszono o niezwłoczne dosłanie wniosku koniecznego do sporządzenia aneksu nr 2 do umowy. Prośbę o podpisanie aneksu nr 2 wysłano 02 lipca 2013 roku (od daty wpływu pisma z UM do daty udzielenia odpowiedzi ze strony Urzędu Gminy od dnia wpływu upłynęło 33 dni).

2. Na podstawie przedstawionych dokumentów stwierdzono brak transparentnego sposobu wyłonienia wykonawcy zamówienia publicznego, powyżej 2000 Euro, a poniżej 14 000 Euro, polegającego na zakupie wyposażenia do mini siłowni. Wykonawca zamówienia wyłoniony został niezgodnie z §5  ust. 3 Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 Euro. Postępowanie przeprowadzone niezgodnie z § 7 ust. 4, 6 ww Regulaminu.

Nieprawidłowości na podstawie dostępnej dokumentacji w analizie postępowaniu zamówienia publicznego polegają na:

-braku pisemnych odpowiedzi od oferentów na zapytania o cenę z dnia 06 grudnia 2012 roku (0 ofert);

-dokonanie zamówienia o wartości powyżej 2000 Euro do 14 000 Euro bez VAT u oferenta któremu nie przedstawiono zapytania i którego brak pisemnej oferty;

- brak w dokumentacji wniosku o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej od 2 000 Euro do 14000 Euro.

Brak jednocześnie w dokumentacji pisemnego potwierdzenia na wniosku przez pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówienia oraz zatwierdzenia pisemnego przez Kierownika zamawiającego (§7 ust. 4 Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 Euro.)

Komisja Rewizyjna stwierdza nieprawidłowości w zastosowaniu w Urzędzie Gminy Strachówka Ustawy  z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych i wewnętrznych ustaleń pn. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 Euro przyjęty do stosowania w Urzędzie Gminy w Strachówce Zarządzeniem Wójta z dnia 29 stycznia 2012 roku. Komisja Rewizyjna wystąpiła pisemnie do P. E. Zbieć o przedstawienie dokumentów potwierdzających sposób wyłonienia wykonawcy zamówienia mini siłowni- nie otrzymała ich.

4. Stwierdzono błędy formalne w przedstawionej dokumentacji. Występuje niezgodność dat w dokumentacji:

-  pomiędzy protokołem odbioru robót z dnia 06.09.2012 roku, a datą kosztorysu powykonawczego: 07.09.2012 roku.

- w pismach z UM w dacie wpływu wniosku o płatność ostateczną (data wypływu: 08.11.2013, data podawana w pismach 12.11.2013 roku) – wymaga to wyjaśnienia.

- w protokole wprowadzania i przekazania placu budowy z dnia 29.06.2012 roku termin realizacji prac ustalono do 29 lipca 2012 r. jako termin nieprzekraczalny, a umowa pomiędzy gminą a wykonawcą nr 032.12.2012 ustalała termin 60- dniowy od dnia wejścia na budowę.

5.      Komisja Rewizyjna na podstawie zgromadzonej dokumentacji i wyjaśnień pracowników Urzędu Gminy stwierdza nieznajomość przez Wójta i osoby odpowiedzialne zapisów umowy o numerze 00188-6930-UM0730235/10 RW.II./BW/0219.11-235/10: Wykonanie docieplenia ścian budynku remizo-świetlicy OSP w Strachówce, wykonanie elewacji, wyposażenie mini siłowni OSP  i przepisów prawa mających zastosowanie do wymienionej umowy, co doprowadziło do zerwania umowy o przyznanie pomocy.

6. Jako przykład dobrej praktyki Komisja podaje terminowe opłacanie przedstawianych do płatności faktur, sposób ich opisania oraz prace budowlane przy realizacji inwestycji. 

                                                                                                             

Reasumując:

Przewlekła realizacja zadania dotyczącego zakupu wyposażenia sprzętu do mini siłowni, opóźnienia w wysłaniu dokumentacji przetargowej do UM oraz nieznajomość ostatecznych terminów wynikających z umowy i przepisów prawa mających zastosowanie do umowy, skutkowało nieprzygotowaniem do czasu upływu ostatecznego terminu tj. do dnia 26 października 2013 roku wniosku o płatność i złożenia sprawozdania z realizacji operacji, co naraziło gminę na utratę dofinansowania na kwotę 64 047, 27 zł. Jednocześnie stwierdzono naruszenie przepisów  Ustawy  z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych i dokumentów wewnętrznych regulujących tryb zamówień publicznych do zamówień poniżej 14 000 Euro. Nie wyciągnięcie dotychczas konsekwencji wobec osób winnych świadczy o braku kontroli wewnętrznej w urzędzie, za co wójt ponosi odpowiedzialność jako kierownik jednostki. W wyniku błędnych działań i braku znajomości koniecznych przepisów prawa gmina utraciła dofinansowanie w kwocie 64 047, 27 zł. Wójt jako kierownik jednostki powinien podjąć właściwe, przewidziane prawem, działania w stosunku do osób odpowiedzialnych za stratę dofinansowania.

Komisja Rewizyjna wystosowała zalecenia do Wójta Gminy dla Urzędu Gminy Strachówka ustalając termin o sposobie wykorzystania uwag i wykonaniu wniosków przez Wójta Gminy Strachówka na dzień 15 czerwca 2014 roku.  I wnioskuje o wydłużenie terminu kontroli do 31 lipca celem uzyskania niezbędnych wyjaśnień.

Rada Gminy większością głosów, przy braku głosów sprzeciwiających się, przedłużyła działania kontrolne Komisji Rewizyjnej do 31 lipca 2014 roku.

Jedna rzecz wymaga sprostowania: 16 marca 2012 roku nie nastapiło rozstrzygnięcie przetargu, a tylko otwarcie kopert z ofertami. Nie ma to wpływu na wnioski pokontrolne i ustalenia Komisji.